Introduction

Dès qu'une association prend forme, des informations sont à diffuser en interne et en externe. Les moyens sont :

• les réunions
• les affichages
• les courriers papiers
• le support internet

Il y a aussi à gérer :

• des activités (Plannings Agendas Calendriers, des fiches REX, des bilans statistiques)
• des finances (Recettes Cotisations Subventions Ventes, Dépenses fonctionnement et investissement)
• des affaires administratives (Statuts Assemblée générale liste des adhérents locaux assurances..)

Reunions

Elles ne peuvent pas être ni trop nombreuses, ni trop rapprochées. Une réunion nécessite une préparation à plusieurs personnes, une rédaction d'un compte-rendu, une diffusion du CR ( trace aux membres absents).

La périodicité est souvent mensuelle.

Si des décisions sont prises , elles doivent faire l'objet d'un suivi d'avancement.

Affichages

A l'issue des réunions, une mise à jour des lieux d'affichage doit être organisée afin de rafraîchir les informations destinées au public. Ceci comprend les panneaux d'affichage de l'association et les autres entités chargées de la gestion d'autres points d'affichage (associations, commerces, office du tourisme, lieux publics..)

Courrier Papier

L'association possède une adresse postale officielle où elle reçoit du courrier auquel il faut répondre. Il faut également garder cette voie de diffusion aux membres de l'association qui ne disposent pas du support Internet.

Internet

L'usage de la messagerie facilite la rapidité des échanges et conserve une trace du contenu des messages.

Pour faire connaître l'association au grand public, un site internet ou un Blog référencé par les moteurs de recherches sont des atouts importants, ils peuvent être complétés par l'usage d'un réseau social ( Twitter ou autres..)

Solutions Informatiques

L'environnement Google, à lui seul peut convenir pour traiter l'ensemble de ces problèmatiques:

• un compte Google banalisé au nom de l'association
• un groupe associé à ce compte pour accueillir les adhérents souhaitant communiquer par internet. Le groupe met à disposition une adresse collective utilisable pour diffuser le même message à tout le groupe de membres.
• une adresse GMail au nom de l'association
• l'accès à Google Documents ( textes, feuilles de calculs, présentations, dessins..) pour couvir les besoins bureautiques et administratifs en technique Cloud Computing sécurisé.
• des Agendas multiples, partageables..
• possibilité de créer autant de sites Web de manière simple, avec une multitude de gadgets pré-configurés mais personnalisables.
• possibilité de créer autant de Blogs variés que nécessaire aux besoins de l'association
• Google+ et ses cercles peuvent servir à développer un vaste réseau social autour des valeurs de l'association.
• Picasa et Picasa Web peuvent prendre en charge tous les supports visuels (photos, videos..).

Liens utiles

Liste des cours Aideinfor-Google

Site Internet Google-Aideinfor ou Blog Google-Aideinfor